Oficina de Registro

¿Qué es FERPA?

FERPA son las siglas de Family Educational Rights and Privacy Act (algunas veces llamada Ley Buckley).  Esta ley fue aprobada por el Congreso de los Estados Unidos en 1974.  La misma garantiza cuatro derechos específicos al estudiante.

• El derecho a ver e inspeccionar la información que la institución universitaria mantiene en el expediente del estudiante.
• El derecho a exigir que se enmiende alguna información en dicho expediente.
• El derecho a consentir en dar permiso o autorización para divulgar información de dicho expediente.
• El derecho a reclamar o presentar una querella a las oficinas de FERPA en Washington por haberse encontrado algún tipo de violación a la ley.

Divulgación de información del expediente del estudiante

De acuerdo con la Ley FERPA del 1974, se les notifica a aquellos estudiantes matriculados en la Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico sus derechos en relación con la información contenida en su expediente académico.  El estudiante tendrá derecho a:

• Inspeccionar y examinar su expediente académico dentro del límite de 45 días a partir de la fecha en que la Universidad reciba una solicitud de acceso al mismo.
  • El estudiante deberá someter por escrito la petición para inspeccionar su expediente al registrador, decano, director de departamento u otro oficial designado.  Debe especificar en su petición la(s) parte(s) del expediente que desea ver.  El oficial designado por la Universidad hará los arreglos necesarios para cumplir con la petición y notificar al estudiante el día y lugar señalados para una inspección del expediente.  Si el expediente solicitado no está bajo la custodia del oficial a quien se dirige la petición, el oficial será responsable de notificar al estudiante el nombre de la persona u oficial a quién debe dirigir la petición.
• Requerir que se enmiende o se corrija un expediente que el estudiante considere incorrecto o inexacto.
  • El estudiante deberá solicitarlo por escrito al oficial custodio del expediente y deberá identificar lo que él desea cambiar, y expresar las razones por la cuales él considera que la información es incorrecta o inexacta.
  • Si la universidad decide no enmendar el expediente según la petición hecha por el estudiante, la universidad notificará al estudiante la decisión y le comunicará su derecho a una vista relacionada con su petición.  La universidad le proveerá al estudiante información adicional relacionada con su derecho a una audiencia.
• Dar su aprobación para que se brinde información idenficada como personal en el expediente del estudiante, excepto para aquella información que la Ley FERPA autoriza a ofrecer sin el consentimiento o autorización del estudiante.
  • Una excepción que permite se ofrezca información sin el consentimiento del estudiante es el ofrecer información a los oficiales de la universidad que tengan un interés educativo legítimo.  Se define como oficial de la universidad a aquella persona empleada por la institución en un puesto de administración, supervisión, académico, investigación u otra posición de apoyo (incluye personal de seguridad o de salud); una persona o compañía contratada por la universidad (auditor, abogado o agente de cobro); un miembro de la Junta de Síndicos o un estudiante actuando como miembro de un comité oficial, (ej. Comité de Quejas y Disciplina, o ayudando a algún oficial de la universidad a cumplir sus funciones).
  • Un oficial tiene un interés educativo legítimo si necesita inspeccionar un expediente académico para cumplir con su responsabilidad profesional.
• Someter una queja al Departamento de Educación de los Estados Unidos de América relacionada con alegadas fallas de parte de la universidad en cumplir con los requisitos de FERPA.  Deberá dirigir su correspondencia a:

Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education
600 Independence Avenue, SW
Washington, D.C. 20202-4605

La universidad podrá ofrecer información del expediente del estudiante sin el consentimiento de éste, a otra institución educativa en la cual el estudiante interesa o pretende matricularse (Nota: La Ley FERPA requiere que las instituciones hagan un esfuerzo razonable en notificar al estudiante sobre la petición de información de su expediente, a menos que la institución haya publicado durante el año que proveerá información solicitada por otras universidades).

Reglas básicas

• Los expedientes académicos de los estudiantes se consideran confidenciales y no deben ser divulgados sin el consentimiento escrito del estudiante.
• Como miembro de la facultad o del personal administrativo de esta institución, usted tiene la responsabilidad de proteger los expedientes académicos en su poder.
• Alguna información se considera “pública” (Información de Directorio).  Esta información se puede proveer a terceros sin el consentimiento escrito del estudiante.  La Información de Directorio de esta Institución (PUCPR) se encuentra contenida en el siguiente documento:

Política Institucional sobre Directorio de Estudiantes y Ex-Alumnos

La Pontificia Universidad Católica revisó su Política Institucional sobre Directorio de Estudiantes y Exalumnos para el año académico 2011 – 2012. La misma permite a terceros solicitar a la Institución toda aquella información personal que esté incluida por la Universidad como información de directorio, a menos que el estudiante haya solicitado por escrito que dicha información no sea divulgada.

La Pontificia Universidad Católica establece como información de directorio lo siguiente:

• Nombre
• Dirección
  • Permanente
    • Local
    • Teléfono
• Correo electrónico institucional

La Universidad exhorta a todo estudiante que no esté de acuerdo en que estos datos estén incluidos en el directorio a que se comunique con la Oficina de Registro de su Recinto.

Sin embargo, el estudiante tiene la opción de considerar esta información como confidencial también.

¿Qué es un expediente académico?

• Aquel documento que recoge información provista por el estudiante a la institución para uso en el proceso educativo.
  • Información personal
  • Documentos de matrícula
  • Notas
  • Programas de clases
• El medio de almacenaje en el cual se encuentra la información no importa.  El expediente académico puede estar:
  • En un documento en la Oficina de Registro.
  • En una hoja impresa del sistema de información de la institución que usted obtenga en su oficina.
  • En una lista de asistencia en su escritorio.
  • En una pantalla abierta en una computadora.
  • En notas escritas durante una entrevista al estudiante.

Violaciones a la Ley FERPA

Para evitar violaciones a la Ley FERPA, por favor NO:

• Utilice nunca el número de seguro social del estudiante en listas de notas que publique en tablones de anuncios.
• Asocie el número de seguro social con el nombre de un estudiante en cualquier otro asunto público.
• Deje notas de exámenes o exámenes corregidos en un área para que  los estudiantes recojan el suyo mientras buscan en los papeles de otros estudiantes.
• Circule en su salón listas de asistencia con el número de identificación  del estudiante o seguro social o notas.
• Discuta el progreso académico de un estudiante con otra persona (incluyendo padres) sin el consentimiento del estudiante.
• Provea listas de estudiantes matriculados en sus clases para propósito comercial.
• Provea el programa de clases de los estudiantes a terceros o ayude a otras personas [excepto oficiales universitarios] a localizar un estudiante en el campus.

Preguntas y Respuestas sobre la Ley FERPA (Tutorial)

Política Institucional sobre finalización de estudios en caso de cierre de programas o cierre institucional

La Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico, acorde con su misión y visión educativas, fundamentada en el pensamiento de la Iglesia sobre la educación integral del hombre y de acuerdo con la misión perenne de toda Universidad, tiene como fin primordial el compromiso ético, moral y educativo, de que todo estudiante que seleccione su Campus como Institución Universitaria se le garantice seguridad de estudios, es decir que finalicen los mismos en caso de cierre de programas o cierre institucional.

La Institución proveerá los medios o mecanismos para que todos los estudiantes, de ser afectados por un cierre de programa o de Institución, finalicen sus estudios en otros recintos o extensiones disponibles de la Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico o en otras instituciones acreditadas a nivel universitario del país.  Inclusive, la PUCPR se compromete a continuar ofreciéndole los cursos que, en el momento de cierre del programa, el estudiante los tenga pendientes para finalizar su grado académico.

• Política de Resguado de Expedientes Académicos
• Academic Records Safeguarding Policy

Ordenar Transcripciones en Línea – Ordering Transcripts Online

No aplica a la Escuela de Derecho

Para ordenar una transcripción oficial o copia de estudiante, conéctese a la siguiente dirección:

https://tsorder.studentclearinghouse.org/school/ficecode/00393600

La Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico ha autorizado al National Student Clearinghouse a proveer el servicio de ordenar transcripciones de crédito  vía  Web. Usted puede ordenar transcripciones de crédito utilizando cualquier tarjeta de crédito reconocida.  Su tarjeta será debitada solamente cuando su solicitud haya sido completada.

• La página del Clearinghouse lo guiará para completar una solicitud, incluyendo opciones de entrega y cargos. Puede ordenar cuantas transcripciones desee en una sola solicitud. Un cargo por procesamiento le será añadido por recipiente.

• Actualizaciones e información sobre su orden le serán enviadas por correo electrónico. También usted puede darle seguimiento en línea a su solicitud.

To order an official transcript(s) or student copy, log in to:

http://www.studentclearinghouse.org

Pontifical Catholic University of Puerto Rico has authorized the National Student Clearinghouse to provide transcript ordering via the Web. You can order transcripts using any major credit card. Your card will only be charged after your order has been completed.

• The site will walk you through placing your order, including delivery options and fees. You can order as many transcripts as you like in a single session. A processing fee will be charged per recipient.
• Order updates will be emailed to you. You can also track your order online.

Grado Obtenido / Degree Verify

Effective October 5, 2009, Pontifical Catholic University of Puerto Rico has authorized the National Student Clearinghouse to provide enrollment and degree verifications.  The National Student Claringhouse Can be contacted at:

WEB:    www.degreeverify.org

Dirección postal:
National Student Clearinghouse
2300 Dulles Station Boulevard, Suite 300
Herndon, VA  20171

** Sólo para Agencias de Empleo o Compañías que verifiquen Estudios para otras Compañías.

Efectivo el lunes 5 de octubre de 2009, la Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico ha autorizado al National Student Clearinghouse a  proveer información a las Agencias de Empleo o Compañías Investigadoras de Estudios sobre verificación de grados obtenidos por nuestros alumnos. Toda solicitud debe de ser dirigida al Clearinghouse. Puede comunicarse con el Clearinghouse  en las siguientes direcciones:

WEB:    www.degreeverify.org

Dirección postal:
National Student Clearinghouse
2300 Dulles Station Boulevard, Suite 300
Herndon, VA  20171

Solicitud de Certificaciones Online

Certification Form Online

Solicitud de Readmisión Online

Readmission Form Online